Tips voor zakelijke communicatie tijdens de coronacrisis

Geplaatst op 24 maart 2020.
 

Ieder bedrijf, klein en groot, moet een plan hebben om problemen op de juiste manier aan te pakken en de strategieën te communiceren die zijn opgesteld om uitdagingen het hoofd te bieden en service van goede kwaliteit te blijven leveren. Tijdens een crisis zoals de coronapandemie is het erg belangrijk dat bedrijven duidelijke berichten sturen naar hun medewerkers en klanten zodat deze tijdig belangrijke informatie of updates over werkzaamheden ontvangen. Bedrijven die goed communiceren met hun medewerkers, belanghebbenden en klanten tijdens deze wereldwijde pandemie kunnen ook het gevoel voor gemeenschap bevorderen en ervoor zorgen dat toekomstige werkzaamheden niet stil komen te liggen. Bekijk onze tips voor het opstellen van een communicatieplan om je bedrijf te helpen de coronacrisis door te komen.

 
In deze handleiding wordt het volgende besproken:

 

 

Een bedrijfscommunicatieplan voor crisistijden opstellen

 
Volg deze stappen om een effectief communicatieplan voor je bedrijf op te stellen en te implementeren gedurende de coronacrisis:

 

1. Stel een crisismanagementteam samen

 
Stel een divers team samen van vijf tot zeven personen met verschillende perspectieven en van verschillende afdelingen binnen je organisatie, zoals gezondheid, veiligheid en milieu, legal, sales, operations, communicatie, human resources, marketing en supply chain. Als je een kleine groep samenstelt, bevordert dat de communicatie en kunnen veel teams tegelijkertijd worden vertegenwoordigd terwijl je ook goede support biedt aan je klanten. Zodra je een team van vertegenwoordigers voor je bedrijf hebt, denk je na over de beste structuur voor leiderschap en besluitvorming. Bepaal bijvoorbeeld wie de definitieve beslissing moet nemen en wie daarover moet worden geïnformeerd. Dit team moet regelmatig bijeenkomen, fungeren als de primaire informatiebron tijdens de crisis, regelmatig updates geven, transparant blijven en zo beknopt mogelijk communiceren.

 
Wanneer je je team hebt samengesteld, is dit een goede eerste vergaderagenda:

 

  • Voer een SWOT-analyse uit om sterke punten, zwakke punten, mogelijkheden en bedreigingen te identificeren met betrekking tot hygiëneprotocollen en beschermingsmiddelen die je organisatie nodig heeft in de strijd tegen het coronavirus.
  • Raadpleeg het advies en de richtlijnen van de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) voor zakenreizen tijdens de coronacrisis. Personen die in een land zijn geweest waarvoor momenteel een nationaal reisadvies geldt, of personen die in contact zijn geweest met iemand die in zo’n land is geweest, moeten thuis blijven en gedurende twee weken in zelfquarantaine gaan. Hoe kun je dit op de juiste manier intern communiceren?
  • Stel protocollen op om te zorgen voor efficiënte en consistente berichtgeving. Stel bijvoorbeeld een schema op voor regelmatige updates en ontwikkel richtlijnen voor de toon van berichten voor alle communicatiekanalen.
  • Benoem specifieke leden van het crisismanagementteam die alle interne en externe communicatie voor hun rekening nemen, zoals medewerkers van de afdelingen marketing, public relations en human resources.

 
Arboned heeft een Werkgeversadvies voor het coronavirus opgesteld dat jij en je crisismanagementteam kunnen gebruiken als hulp bij de planning voor en de voorbereiding en reacties op de coronacrisis.

 
Gerelateered artikel: Omschakelen naar thuiswerken tijdens de coronacrisis

 

2. Volg updates en berichtgeving van branche- en gezondheidszorgorganisaties

 
Het is belangrijk om gebruik te maken van betrouwbare bronnen voor updates over het coronavirus. Zo zorg je ervoor dat je betrokkenen voorziet van nauwkeurige en actuele informatie en dat je operationele beslissingen neemt op basis van die informatie. Bekijk informatiebronnen van medische en wetenschappelijke organisaties, zoals het RIVM, de WHO of vergelijkbare nationale overheidsorganisaties op het gebied van gezondheid in andere landen. Volg deze organisaties op social media en neem elke dag of om de dag even de tijd om te kijken of er nog updates zijn.
Hieronder vind je enkele informatiebronnen van de WHO met betrouwbare informatie over het coronavirus:

 

 

3. Stel plannen op voor organisatorische functies

 
Het crisismanagementteam moet procedures opstellen voor het omgaan met een uitbraak binnen of in de buurt van je organisatie om medewerkers of klanten te beschermen.
Stel protocollen op voor het volgende:

 

      • Wat zijn de eerste, tweede en derde prioriteiten in geval van een uitbraak?
      • Wie is de definitieve besluitvormer van elke afdeling? En in het algemeen?
      • Welke personen moeten op de hoogte worden gesteld?
      • Verstrek updates over de situatie voor alle betrokken partijen via één consistente communicatiemethode

 

4. Stel een extern communicatieplan op voor klanten en partners

 
Je moet eerst de behoeften van je doelgroep bekijken om een effectief communicatieplan op te kunnen stellen. Stel vast wie de belangrijkste betrokkenen zijn die updates van je organisatie moeten krijgen. Bepaal ook welke informatie ze nodig hebben, voor welk doel dit is en wie de informatie als eerste nodig heeft. Stel compliance, oefening en empowerment centraal in je berichtgeving door informatie op een vriendelijke en toegankelijke manier via één consistent communicatiekanaal te verstrekken.

 
Stel strategieën voor communicatie en berichtgeving op voor elke afzonderlijke doelgroep. Daar komt het volgende bij kijken:

 

      • Wijs een persoon aan die de leiding heeft over communicatie voor elke doelgroep
      • Bepaal welke berichtentools nodig zijn om te communiceren met elke doelgroep, zoals website, e-mail, sms-berichten, blog en social media
      • Spreek af welke toon je wilt gebruiken in alle communicatie

 

5. Stel een plan voor human resources op

 
Als het in je branche en organisatie is toegestaan dat medewerkers thuiswerken, moet je de regels en beleidslijnen opstellen met betrekking tot verantwoordelijkheden voor telewerken. Je moet ook beoordelen of de coronacrisis effect heeft op het vermogen van je bedrijf om medewerkers te betalen, eventuele wijzigingen aanbrengen in de organisatorische of betalingsstructuur en strategieën opstellen om de effecten op je personeel zo klein mogelijk te houden. Werk samen met je mensen van human resources om ervoor te zorgen dat iedereen beschikt over de benodigde apparatuur voor thuiswerken, om nieuwe regelingen te treffen voor salarissen (indien nodig) en om informatie te bieden over eventuele extra voordelen die worden geboden via aanbieders van zorgverzekeringen die je kunnen helpen tijdens de crisis.

 
Stel indien nodig een lijst op met beleidslijnen voor thuiswerken, waarin staat welke tools en resources medewerkers van kantoor mee naar huis moeten nemen, wat je van hen verwacht voor wat betreft werkuren en of je bedrijf resources zoals kantoorbenodigdheden en meubilair vergoedt.

 
Gerelateered artikel: Veelgestelde vragen over het coronavirus voor werknemers

 

6. Communiceer met je medewerkers

 
Het is enorm belangrijk dat je gedurende de coronapandemie regelmatig met je medewerkers communiceert. Naast het doorsturen van informatiebronnen om hen op de hoogte te houden, zoals dit WHO-document over het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen, geef je je hen ook informatie over hoe je bedrijf zich voorbereidt op impact die direct te wijten is aan het coronavirus. Als je regelmatig een update geeft over de voortdurende ontwikkelingen binnen je organisatie bouw je vertrouwen op onder je teamleden. Maak een map of verzamelplaats voor updates en resources. Gebruik één consistent communicatiekanaal voor medewerkers wanneer je updates geeft. Zo voorkom je verwarring.

 
Als een medewerker positief wordt getest op het coronavirus, stel dan alle medewerkers ervan op de hoogte dat ze mogelijk zijn blootgesteld aan het virus. Vraag daarnaast alle medewerkers die ziek zijn of symptomen van een luchtwegaandoening ervaren om thuis te blijven totdat ze 24 uur koortsvrij zijn. Je kunt ook de veelgestelde vragen over het coronavirus voor werknemers op de website van de Rijksoverheid delen met je medewerkers.

 

7. Communiceer regelmatig met klanten

 
Bevorder geloof en vertrouwen bij je klanten gedurende een crisis zoals het coronavirus. Dit doe je door erachter te komen waar ze zich zorgen over maken en een bericht op te stellen waardoor ze gerust worden gesteld dat jouw bedrijf al het mogelijke heeft gedaan en nog steeds doet om een consistente en veilige levering van diensten en producten te blijven bieden. Als je veranderingen verwacht, zoals vervangende producten of andere vertragingen in processen, houd je klanten hiervan op de hoogte om te laten zien hoe dankbaar je voor hun klandizie bent.

 
Laat weten welke maatregelen je organisatie heeft genomen om hen te beschermen tegen blootstelling aan het coronavirus en bied handige, beknopte informatiebronnen om vragen te beantwoorden of zorgen weg te nemen. Denk hierbij aan een pagina met veelgestelde vragen of een speciale hotline. Hoewel het belangrijk is dat je gedurende de crisis voortdurend blijft communiceren met klanten, moet je dit ook blijven doen wanneer het normale leven weer een beetje wordt opgepakt om zo het vertrouwen verder op te bouwen.

 

8. Stel de aandeelhouders gerust

 
De uitbraak van het coronavirus kan effect hebben op bedrijven van alle soorten en maten voor wat betreft werkzaamheden en omzet. Zorg er dus voor dat je over deze uitdagingen transparante communicatie onderhoudt met de aandeelhouders van je bedrijf en biedt een plan voor het aanpakken ervan. Als de reisbeperkingen nog steeds van toepassing zijn, moet je mogelijk ook regelen dat er een videoconferentie wordt gehouden in plaats van de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering.

 

9. Bereid je voor op vragen van de media

 
Je crisismanagementteam moet ook verklaringen voorbereiden voor de pers met betrekking tot de impact van het coronavirus op je klanten en bedrijfsfuncties. Laat je team samenwerken aan berichtgeving die is gericht op bedrijfsspecifiek(e) nieuws en updates, inclusief of je bedrijf op de hoogte is van enig contact met het virus. Overweeg ook te vertellen hoe je van plan bent te voldoen aan de behoeften van je klanten, welk advies je je personeel geeft om gezond te blijven en welke beleidsmaatregelen je hebt opgesteld met betrekking tot de pandemie.

 

10. Vervul een actieve rol in de gemeenschap

 
De uitbraak heeft impact op zowel bedrijven als gemeenschappen. Daarom moet je plannen maken om de negatieve impact van het coronavirus in de lokale gemeenschap van je bedrijf te verminderen zodat je zakelijke relaties worden verbeterd. Enkele opties zijn onder andere:

 

      • Transparante communicatie bieden over de veranderingen die plaatsvinden binnen het bedrijf en die invloed kunnen hebben op anderen in je gemeenschap
      • De lokale media informatie geven die de lokale gemeenschap mogelijk handig of geruststellend vindt, wat er ook voor zorgt dat de geloofwaardigheid van je bedrijf groter wordt
      • Mensen in quarantaine of anderen zonder toegang tot benodigde goederen en middelen helpen door eten of schoonmaakmiddelen uit te delen

Voorbeelden van communicatie van bedrijven tijdens een crisis

 
Hieronder vind je enkele voorbeelden van effectieve bedrijfsberichtgeving tijdens de coronacrisis:

 

Opschorten van werkzaamheden

 
Sinds onze oprichting hebben we ons altijd toegelegd op het bieden van een omgeving die schoon, veilig en comfortabel is voor onze gasten. Vanwege deze ongekende tijd hebben we besloten dat we ons het beste aan deze waarden kunnen houden door alle werkzaamheden voorlopig op te schorten. Onze welgemeende excuses voor onze gasten die al gereserveerd hadden, maar we zijn van mening dat dit het beste is voor onze klanten en ons personeel. We bieden de mogelijkheid om reserveringen te verplaatsen en hopen jullie allemaal snel weer te zien.

 

Beperken van werkzaamheden

 
We hebben er altijd voor gezorgd dat we een schone en veilige omgeving bieden aan onze klanten, en we volgen voortdurend de berichten van het RIVM voor updates van veiligheidsvoorschriften tijdens deze virusuitbraak. Om onze geliefde gemeenschap veilig te kunnen blijven bedienen sluiten we ons eetgedeelte en bieden we nu alleen afhaal- en bezorgmaaltijden. We zijn van mening dat dit de beste manier is om te zorgen voor het welzijn van onze naasten terwijl we nog steeds jullie lievelingseten kunnen blijven bieden.

 

Voortzetten van werkzaamheden

 
We waarderen onze klanten, medewerkers en het werk dat we doen. Vanwege de coronacrisis zijn we overgegaan op thuiswerken zodat we alle drie deze zaken kunnen waarborgen. Hoewel ons personeel van huis uit werkt zou dit geen invloed moeten hebben op onze werkzaamheden. We houden u op de hoogte van eventuele aanvullende wijzigingen die moeten worden doorgevoerd terwijl we allemaal samen door deze moeilijke tijd proberen te komen.

 
 

*Indeed biedt deze informatie aan als een gunst voor de gebruikers van deze site. Merk op dat we niet je adviseur zijn voor juridische zaken of zaken met betrekking tot aanwerving. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van je vacatures en geen van de hier opgenomen informatie vormt een garantie voor de prestaties.