Omschakelen naar thuiswerken tijdens de coronacrisis

Geplaatst op 26 maart 2020.

 

Bij veel bedrijven in Nederland gaat het personeel geheel of gedeeltelijk thuiswerken vanwege de coronapandemie. Omdat steeds meer bedrijven de deuren sluiten vanwege het toenemende aantal besmettingen met het coronavirus, is het belangrijk om manieren te vinden om een efficiënte overstap te maken naar thuiswerk. Als je je personeel aan het voorbereiden bent op thuiswerk, kun je de informatie in deze handleiding gebruiken om deze overgang te plannen.

 
In deze handleiding wordt het volgende besproken:

 

Hoe je de overgang naar thuiswerk kunt plannen

Gebruik de volgende stappen als leidraad bij het maken van een plan voor het omschakelen naar thuiswerk:

 

1. Werk samen met managers en teamleiders

Wanneer je bezig bent met de planning voor de overgang naar thuiswerk, is het belangrijk om ideeën en strategieën te bespreken met personeel op leidinggevende posities. Geef teamleiders en managers de ruimte om te brainstormen en hun mening te geven over de te gebruiken tools, manieren om medewerkers betrokken te houden en het inplannen van online vergaderingen. Daarnaast kun je managers, teamleiders en supervisors stimuleren om het voortouw te nemen en verandering van bovenaf tot stand te brengen. Dit gebeurt bijvoorbeeld als senior leidinggevenden niet meer naar kantoor komen en beginnen met thuiswerken. Zo geven ze de andere medewerkers ook het gevoel dat ze met een gerust hart thuis kunnen werken.

 
Vragen die je kunt stellen om het gesprek op gang te brengen tijdens een brainstormsessie:

 

  • Welke communicatieplatforms moeten we gebruiken om in contact te blijven met de medewerkers?
  • Welke videoconferencing-app is het meest geschikt voor teamvergaderingen?
  • Hoe gaan we ervoor zorgen dat de medewerkers productief en betrokken blijven?

 

2. Kies één betrouwbare communicatiemethode om belangrijke informatie door te geven

Wees open tegen je personeel over wat je doet om thuiswerk mogelijk te maken en gebruik hiervoor het communicatiekanaal dat door het grootste deel van je medewerkers wordt gebruikt. Stimuleer open communicatie en maak binnen de communicatietools kanalen aan waarin medewerkers informatie kunnen delen en met elkaar kunnen praten. Je moet er ook voor zorgen dat het allemaal niet te ingewikkeld wordt. Wijs daarom één betrouwbaar communicatieplatform aan dat iedereen gebruikt om in contact te blijven, vragen te stellen en feedback te geven. Als je één specifieke tool gebruikt, kun je eenvoudig belangrijke, werkgerelateerde informatie en het laatste nieuws over de coronacrisis delen en ontvangen.

 

3. Richt een managementteam op voor thuiswerk

Om effectief te kunnen werken vanuit huis, hebben medewerkers begeleiding en feedback nodig van managers en teamleiders. Bepaal welke managers een sleutelrol krijgen en als zodanig verantwoordelijk zijn voor het in goede banen leiden en ondersteunen van verschillende processen binnen je bedrijf, zodat medewerkers weten bij wie ze moeten zijn als er iets is. Richt bijvoorbeeld een managementteam op dat verantwoordelijk is voor het projectverloop, kwaliteitszorg en andere processen binnen de workflow van de werkzaamheden van je bedrijf

 
Gerelateerd artikel: Uit het oog maar niet uit het hart: vijf tips om werknemers op afstand te blijven betrekken

 

4. Maak een tool waarin informatiebronnen op afstand toegankelijk zijn (zoals een FAQ-document)

Mogelijk hebben je medewerkers vragen over wat ze kunnen verwachten als het gaat om thuiswerken en andere kwesties met betrekking tot de coronacrisis. Daarom is het belangrijk om een online informatiebron, zoals een pagina met veelgestelde vragen, te maken waar medewerkers antwoorden kunnen vinden op vragen over productiviteit, werk-privébalans en gezondheidskwesties. Je kunt bijvoorbeeld een document opstellen dat toegankelijk is via een online toepassing waarbij medewerkers kunnen inloggen en kunnen kijken of er updates zijn.

 
Daarnaast moet je regelmatig contact hebben met je medewerkers, zodat je op de hoogte bent van hun zorgen en ideeën, en je hun vragen kunt beantwoorden. Op basis van de informatie die je op deze manier krijgt, kun je je informatiebronnen weer verder uitbreiden. Ook moet je je personeel op de hoogte houden van het laatste nieuws en de nieuwste feiten over het coronavirus. Dit kun je doen door in je informatiebronnen links op te nemen om je medewerkers naar de juiste nieuwsbronnen, media en andere gezondheidsinformatie te verwijzen met betrekking tot deze pandemie.

 

5. Stel een communicatieplan op

Effectieve communicatie is essentieel voor een geslaagde overgang naar thuiswerk. Daarom is het belangrijk om een plan op te stellen voor regelmatig contact. Houd wekelijkse teamvergaderingen via een online platform voor videoconferencing om op de hoogte te blijven van de voortgang. Je kunt ook dagelijks e-mailtjes sturen naar medewerkers met belangrijke informatie over afgeronde projecten, product-updates enz.

 

6. Stroomlijn de technologie en tools die je gebruikt

Of de overgang naar thuiswerk slaagt, hangt vaak af van bepaalde tools en bronnen die ervoor zorgen dat werkprocessen soepel verlopen. Tools voor communicatie, productiviteit en projectmanagement zijn essentieel om de samenhang tussen de verschillende afdelingen binnen je bedrijf te behouden. Het is echter wel belangrijk dat je alleen de tools gaat gebruiken die jij en je personeel nodig hebben om jullie werk te doen en in contact te blijven. Waarschijnlijk heb je niet meer nodig dan een online tekstverwerkingsprogramma, een communicatietool voor communicatie binnen het bedrijf en een videoconferencing-tool om je personeel op een goede manier thuis te laten werken.

 

Tips om je bedrijf draaiende te houden tijdens de corona-pandemie

Als je personeel thuiswerkt, is het goed om eens stil te staan bij de volgende tips:

 

Voorzie je medewerkers van bedrijfsapparatuur als dat kan

Dit is afhankelijk van wat je teams nodig hebben om hun werk te doen. Als gezinsleden veel gebruikmaken van de pc thuis, is het bijvoorbeeld handig dat medewerkers hun laptop van kantoor mee kunnen nemen. Uiteindelijk moet je bij de keuze om medewerkers van bedrijfsapparatuur te voorzien, wel rekening houden met wat het kost en hoe veilig het is om spullen van kantoor mee te geven aan personeel. Je kunt bijvoorbeeld een leensysteem opzetten waarin wordt geregistreerd wat medewerkers meenemen op hun laatste dag op kantoor. Zo kun je bijhouden waar dure apparaten zich bevinden.

 

Voer op afstand sollicitatiegesprekken en neem online nieuwe medewerkers aan

Als er sollicitatiegesprekken gepland staan of als je nu nieuwe mensen wilt aannemen voor je team, kun je dat prima online doen. Gebruik een platform voor videoconferencing, zoals Skype of Microsoft Teams om sollicitatiegesprekken te voeren of voer deze gesprekken telefonisch. Je kunt ook een deelbaar document maken om nieuwe medewerkers te voorzien van bedrijfsinformatie, zoals handleidingen voor medewerkers en andere belangrijke documenten. Als er formulieren zijn die door medewerkers moeten worden ondertekend, kun je toepassingen als DocuSign gebruiken om vertrouwelijke papieren op een veilige manier te verzenden en te ontvangen.

 

Integreer online communicatietools

Organiseer regelmatige afspraken om het werk van medewerkers te bespreken, hun vragen te beantwoorden en nieuw werk aan hen toe te wijzen. Met online communicatieplatforms die zijn voorzien van functies voor het delen van bestanden en die privéchats bieden, kun je ervoor zorgen dat je teams met elkaar in contact blijven. Deze tools zijn handig voor het regelen van de workflow en het delen van informatie in een externe omgeving en kunnen helpen om medewerkers betrokken en productief te houden. En als je merkt dat bepaalde medewerkers weinig van zich laten horen in je communicatiekanalen, kun je afzonderlijk contact met hen opnemen of regelmatig een individueel gesprek met hen inplannen.

 

Zorg ervoor dat de werk-privébalans van medewerkers goed blijft

Wijs een teamleider aan die kleine groepjes medewerkers onder zijn hoede krijgt tijdens deze thuiswerkperiode. Deze leiders kunnen dienen als een soort mentor die ondersteuning biedt bij het werk en die advies geeft en medewerkers zo helpen om werktijd en vrije tijd van elkaar gescheiden te houden. Daarnaast kunnen teamleiders medewerkers morele steun bieden en hen aanmoedigen om een rustige werkplek te vinden zonder afleidingen. Aan het eind van elke werkdag kunnen de teamleiders ook contact opnemen met hun teams, zodat ze kunnen bespreken wat ze hebben gedaan en om te kijken of de medewerkers niet overwerkt raken. Ten slotte is het een leuk idee om borrels en andere activiteiten op afstand te organiseren. Zo kunnen gebruikers met plug-ins als Netflix Party samen films kijken. Of gebruik een platform voor videoconferencing om met de camera aan samen te lunchen of even gezellig bij te kletsen.

 

Maak gebruik van de medische informatie die de overheid beschikbaar stelt en geef deze door

De Rijksoverheid heeft een pagina met veelgestelde vragen voor werkgevers en ondernemers en op de site van het RIVM vind je regelmatige updates over de verspreiding van het coronavirus. Voor informatie over loonkosten en regelingen voor werktijdverkorting ga je naar de coronapagina van de Kamer van Koophandel. Daarnaast biedt ArboNed uitgebreid werkgeversadvies over wat je als werkgever kunt doen met betrekking tot het coronavirus en bevat de site van MKB-Nederland ook een pagina met uitgebreide informatie voor werkgevers.

 
Als je volledig overgaat op thuiswerk, moeten leidinggevenden en het personeel hier helemaal achter staan, zodat de overgang zo soepel mogelijk verloopt. Houd medewerkers op de hoogte en bied morele steun bij deze verandering.

 
 

*Indeed biedt deze informatie aan als een gunst voor de gebruikers van deze site. Merk op dat we niet je adviseur zijn voor juridische zaken of zaken met betrekking tot aanwerving. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van je vacatures en geen van de hier opgenomen informatie vormt een garantie voor de prestaties.