Omgaan met onzekerheid tijdens de coronacrisis

Geplaatst op 26 maart 2020.

 

Omgaan met onzekerheid tijdens de coronacrisis

 
Bekijk hoe je kunt omgaan met tijdelijke sluitingen, werktijdverkorting en veranderingen op de
werkplek.

 
Snelle navigatie:
 

 

Wat je moet weten

De Wereldgezondheidsorganisatie heeft het nieuwe coronavirus genaamd Covid-19 uitgeroepen tot een pandemie. Het virus is enorm besmettelijk en daarom hebben overheden over de hele wereld maatregelen genomen om grote groepen mensen te vermijden en contact tussen mensen zoveel mogelijk te beperken. Ze hebben bijvoorbeeld grote evenementen afgelast, scholen gesloten en thuisquarantaine geïmplementeerd. Bedrijven hebben minder klanten en moeten mogelijk zelfs op verzoek van de overheid fysieke winkels en werkplekken sluiten totdat de dreiging van het virus minder wordt.

 
De coronacrisis is een wereldwijd probleem dat snel verandert. Ondernemers doen er goed aan regelmatig betrouwbare nieuwsbronnen en gezondheidsinformatie te volgen om plannen te maken en actie te ondernemen. Bijvoorbeeld:

 

  • Coronavirus en werk op deze informatieve site van ArboNed vind je onder andere een werkgeversadvies, tips voor thuiswerken, maatregelen voor op de werkvloer en antwoorden op veelgestelde vragen over het coronavirus
  • Veelgestelde vragen over coronavirus voor werkgevers en ondernemers: de Rijksoverheid geeft antwoord op veelgestelde vragen van werkgevers en ondernemers, zoals over wat nu wel en niet is toegestaan en hoe je verspreiding van het virus op de werkplek kunt voorkomen.
  • WHO over de uitbraak van het coronavirus: de Wereldgezondheidsorganisatie WHO biedt internationale updates en advies voor mensen die op zoek zijn naar betrouwbare, actuele informatie over het coronavirus.

 
Ondernemingen en bedrijven moeten rekening houden met onderbrekingen van of veranderingen aan werkzaamheden. Stel je medewerkers en klanten gerust door regelmatig duidelijk te communiceren over verschuivingen van je bedrijfsactiviteiten.

 

Rekening houden met tijdelijke sluiting

 
Sommige bedrijven beslissen om tijdelijk hun deuren te sluiten, omdat ze dat zelf willen of omdat het verplicht is volgens nationale verordeningen. Ongeacht de reden van de tijdelijke sluiting doen bedrijven er goed aan direct na te denken over maatregelen voor noodgevallen. Dan weten medewerkers en klanten wat ze kunnen verwachten, mocht het bedrijf een tijdje de deuren moeten sluiten. Volg deze stappen om een actieplan op te stellen voor je bedrijf:

 

1. Kijk vooruit

 
Bedenk eerst welke opties je voor een sluiting van je bedrijf hebt. ArboNed heeft een werkgeversadvies opgesteld om bedrijven te helpen omgaan met de uitdagingen die ze tijdens deze pandemie tegenkomen. Houd rekening met de financiële gezondheid van je bedrijf, het welzijn van je medewerkers en de veiligheid van je klanten terwijl je naar de beste optie voor je organisatie zoekt.

 
Voorbeeld: Maak een kosten-batenanalyse om te bepalen of je je bedrijf tijdelijk kunt sluiten. Noteer alle relevante factoren zoals het welzijn van medewerkers, financiële stabiliteit en behoud van klanten. Bepaal aan de hand hiervan wanneer en hoe lang je je bedrijf kan sluiten.

 

2. Wees eerlijk in je communicatie met klanten

Wanneer je je bedrijf tijdelijk moet sluiten, leg klanten dan duidelijk en consistent uit waarom je dit moet doen, hoe je contact wilt onderhouden en wanneer je verwacht weer open te kunnen gaan. Je kunt eenvoudig in contact blijven met klanten door je bedrijfswebsite en socialmediakanalen regelmatig bij te werken. En het allerbelangrijkste: wees eerlijk.

 
Voorbeeldbericht: “Beste klant, uw gezondheid en veiligheid, en de gezondheid en veiligheid van ons personeel staan voor ons voorop. We hebben de moeilijke beslissing genomen om de komende twee weken onze deuren te sluiten om zo te helpen de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Bekijk regelmatig onze website en social media voor updates over een nieuwe openingsdatum. Blijf veilig en gezond.”

 

3. Maak plannen met medewerkers

Bespreek de tijdelijke sluiting met je medewerkers. Ze hebben gegarandeerd vragen en opmerkingen. Bereid je dus voor op gesprekken met medewerkers en het beantwoorden van vragen voor zover je dat kunt. Zorg ervoor dat je plannen hebt voor het omgaan met ontslagen, contracten die niet worden verlengd of onbetaald verlof. Creëer communicatiekanalen om je medewerkers op de hoogte te houden over wanneer het bedrijf weer open gaat.

 
Voorbeeld: Plan een online informatiebijeenkomst waarbij de medewerkers vooraf op de hoogte worden gesteld van het onderwerp zodat ze de kans krijgen het nieuws te verwerken en vragen voor te bereiden. Verzamel informatie en informatiebronnen die je hierbij aan je medewerkers kunt geven.

 

4. Vraag je accountant om advies

Maak een afspraak met je boekhouder, accountant of belastingadviseur om belastingdocumenten of ander papierwerk te regelen voor de tijdelijke sluiting van je bedrijf. Vraag naar de best practices voor financiële en juridische kwesties tijdens tijdelijke sluitingen.

 
Voorbeeld: Geef je accountant je lijst met voor- en nadelen zodat hij of zij deze kan bekijken. Vraag om financieel advies zodat je de tijdelijke sluiting van je bedrijf op een economisch haalbare wijze kunt plannen.

 
5. Geef je medewerkers opties
Geef je medewerkers indien mogelijk opties voor de status van hun baan tijdens de tijdelijke sluiting. Bied ook toegang tot informatiebronnen van de overheid voor hulp bij hun verplichte verlof. Sommige medewerkers kunnen de voorkeur geven aan onbetaald verlof in plaats van ontslagen te worden, terwijl andere medewerkers juist liever ontslagen worden dan dat ze onbetaald verlof krijgen. Bekijk de opties voor werkloosheid zodat je deze met je medewerkers kunt delen.

 
Voorbeeldbericht: “Bekijk de volgende opties tijdens de tijdelijke sluiting van onze winkel. Overweeg of je met onbetaald verlof wilt of dat je wilt worden ontslagen. We doen ons uiterste best om met je samen te werken gedurende deze moeilijke periode. Bekijk daarnaast deze informatiebronnen van de overheid om te zien waar je recht op hebt.”

 
Handige informatiebronnen voor medewerkers:
 

 

Omgaan met werktijdverkorting

Sommige bedrijven beslissen om niet tijdelijk te sluiten, maar de openingstijden te beperken. Als de openingstijden worden beperkt, worden de overheadkosten lager maar kan het bedrijf toch omzet draaien. Net zoals de voorbereiding voor een tijdelijke sluiting doen bedrijven er goed aan om de voor- en nadelen van beperkte openingstijden te overwegen. Volg deze stappen om procedures vast te stellen voor beperkte openingstijden:

 

1. Praat met medewerkers

Stel je medewerkers ervan op de hoogte dat je van plan bent de openingstijden te beperken. Leg uit waarom je dit van plan bent en welke invloed dit direct heeft op de medewerkers en hun salaris. Bereid je voor op vragen van medewerkers over het proces en persoonlijke impact.

 
Voorbeeldbericht: “Beste medewerkers, vanaf aanstaande maandag worden onze openingstijden beperkt. Dit heeft invloed op alle personeelsleden, maar vooral op het winkelpersoneel. Ik begrijp dat jullie hier vragen over hebben, maar ik vraag jullie vriendelijk om eerst het overzicht te lezen dat ik meestuur voordat jullie dit doen. Als we alle informatie hebben besproken, kunnen jullie vragen stellen.”

 

2. Wees transparant

Wanneer je je aangepaste openingstijden bekendmaakt, geef je klanten dan ook een uitleg. Leg uit waarom het bedrijf de openingstijden moet aanpassen en welke voorzorgsmaatregelen je gaat nemen om je medewerkers en klanten te beschermen tegen het coronavirus. Geef aan hoe ze online in contact kunnen blijven met het bedrijf, via je website en social media. Werk deze bronnen regelmatig bij met informatie over de openingstijden en wat er verder verandert.

 
Voorbeeldbericht: “Beste klanten, Vanaf volgende week hebben we aangepaste openingstijden. Vanaf maandag is de winkel open van 10.00 uur tot 16.00 uur. Uw gezondheid en de gezondheid van onze medewerkers staat voor ons voorop. Met de aangepaste openingstijden krijgen wij de mogelijkheid om onze winkel grondig te reinigen en de schappen te vullen. Volg ons op social media om op de hoogte te blijven van veranderingen in onze openingstijden.”

 

3. Bied flexibiliteit

Denk na over hoe je je personeel flexibiliteit kunt bieden. Laat je personeel kiezen welke uren ze willen werken als dit mogelijk is binnen je bedrijf. Sommige medewerkers hebben hun kinderen mogelijk thuis omdat de scholen gesloten zijn, wat invloed kan hebben op hun normale werkuren. Vraag je medewerkers wat voor hen het best uitkomt gedurende de periode met aangepaste openingstijden.

 
Voorbeeldbericht: “Beste medewerkers, ik weet dat sommigen van jullie niet de normale uren kunnen werken omdat de scholen en kinderopvang gesloten zijn. Neem vóór het einde van de week even contact met me op als je wilt proberen buiten de openingstijden te werken. We bekijken samen hoe we je tegemoet kunnen komen en proberen zo goed mogelijk tot een oplossing te komen.”

 

4. Stap over op een webwinkel

Als je de openingstijden van je winkel beperkt, kun je overwegen om je diensten online aan te bieden. Je kunt je merkbekendheid vergroten en mogelijk nieuwe klanten aantrekken. Voor onlineverkopen kom je niet in contact met klanten, dus dit is veiliger voor zowel medewerkers als klanten.

 
Voorbeeld: Als je bedrijf het meest verkoopt in de winkel, maak de verschuiving naar de webwinkel dan zo vroeg mogelijk bekend. Gebruik e-maillijsten, social media en je website om je huidige en potentiële klanten op de hoogte te stellen van je webwinkel.

 

5. Denk aan thuiswerken

Bied je medewerkers indien mogelijk de optie om thuis te werken. Zorg voor online communicatiesystemen voor je medewerkers. Zorg ook voor systemen waar verantwoordelijkheden en taken bijgehouden worden zodat je op afstand de productiviteit in de gaten kunt houden.

 
Voorbeeldbericht: “Beste medewerkers, als je geïnteresseerd bent in thuiswerken, neem dan komende woensdag deel aan de online trainingssessie. Als je niet zeker weet of je je werk wel goed vanuit huis kunt uitvoeren, bel me dan op om andere opties te bespreken.”

 
Gerelateerd artikel: Omschakelen naar thuiswerken tijdens de coronacrisis

 

Tips voor veranderingen op de werkplek

 
Of je bedrijf nu besluit om tijdelijk te sluiten, de openingstijden te beperken, de werkzaamheden op een andere manier te wijzigen of op de normale manier verder te gaan; je moet je voorbereiden op wijzigingen in je normale diensten.

 
Gebruik deze tips om je voor te bereiden en je bedrijf gedurende deze periode te runnen:
 

  • Annuleer zakenreizen: Stop met alle niet-essentiële zakenreizen. Communiceer in plaats daarvan via videogesprekken of stel de reis een paar maanden uit.
  • Houd virtuele vergaderingen: Houd virtuele vergaderingen in plaats van persoonlijke vergaderingen. Met behulp van websites en apps die zijn gemaakt voor onlinevergaderingen met grote groepen kun je dit zo soepel mogelijk laten verlopen.
  • Maak je werkplek schoon: Maak je werkplek regelmatig grondig schoon. Hieronder vallen ook alle plaatsen waar klanten komen en alle faciliteiten voor medewerkers.
  • Praat met je toeleveringsketen: Houd contact met je toeleveringsketen. Er kunnen zich verstoringen voordoen, wat weer invloed kan hebben op het vermogen om je product te maken en dit aan klanten te leveren.
  • Bekijk meer informatie over de noodmaatregel van het kabinet: Het kabinet heeft een aantal maatregelen genomen om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis. Bekijk de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid (NOW). Je vindt hier bijvoorbeeld informatie over voor wie de maatregelen bedoeld zijn, of jouw bedrijf in aanmerking komt en hoe je hulp kunt aanvragen.
  • Stel een taskforce samen: Stel een team van medewerkers samen dat problemen met betrekking tot het coronavirus aanpakt wanneer deze zich voordoen. Als je een team samenstelt nog voordat je andere bedrijfsveranderingen aanbrengt, krijgt je bedrijf de tijd om een rampenplan op te stellen en zich indien nodig voor te bereiden op onmiddellijke actie. (Bekijk ook: Tips voor de communicatie van je bedrijf tijdens de coronacrisis)
  • Volg de situatie dagelijks: Raadpleeg betrouwbare bronnen zoals het RIVM, de WHO en lokale overheidskanalen voor updates van beleidsregels met betrekking tot bedrijfspraktijken en quarantainemaatregelen.
  • Praat met hr: Stel samen met je hr-afdeling plannen op om vragen van medewerkers over veranderingen in salaris, uren of arbeidsvoorwaarden te beantwoorden wanneer je bedrijf veranderingen aanbrengt vanwege het coronavirus.
  • Blijf transparant: Blijf veel communiceren met je medewerkers en klanten. Blijf transparant en geef zo vaak mogelijk updates.

 

*Indeed biedt deze informatie aan als een gunst voor de gebruikers van deze site. Merk op dat we niet je adviseur zijn voor juridische zaken of zaken met betrekking tot aanwerving. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van je vacatures en geen van de hier opgenomen informatie vormt een garantie voor de prestaties.