Carrière­ontwikkeling

Alles wat je moet weten over thuiswerken

April 13, 2020

Met de toenemende verspreiding van COVID-19 heeft de regering ons gevraagd zoveel mogelijk vanuit huis te werken. Hoewel het misschien een makkelijke overgang lijkt, kan thuiswerken een uitdaging zijn – zeker als het gaat om productiviteit, communicatie en motivatie.

In dit artikel bespreken we de best practices voor thuiswerken, inclusief de vraag hoe je gemotiveerd, productief én gezond blijft.

Productief blijven terwijl je werkt op afstand

Hoewel thuiswerken zo zijn voordelen heeft, kan je ook snel afgeleid raken. Boodschappen en klusjes die gedaan moeten worden, familie, huisgenoten, de televisie, social media en huisdieren: ze kunnen je allemaal eenvoudig uit je concentratie halen. Hier zijn daarom wat tips om afleiding te voorkomen en je productiviteit te vergroten terwijl je vanuit huis werkt.

1. Kleed je zoals altijd

Het kan verleidelijk zijn om je bed uit te rollen en direct achter je laptop plaats te nemen. Maar als je gekleed bent om te slapen of relaxen, is het voor je brein veel moeilijker om in een productieve modus te komen. Probeer daarom je normale ochtendroutine aan te houden om de grenzen tussen thuis werken en thuis wonen zo goed mogelijk af te bakenen.

In plaats van je dagelijkse autorit, treinreis of fietstocht naar werk kun je ook een andere activiteit proberen om je productiviteit een boost te geven. Denk aan een wandeling, een lichte workout of meditatie. Kleed je daarna om, maak je klaar voor de dag en bereid een gezond ontbijt. Door je om te kleden en klaar te maken voor de taken die voor je liggen, voel je je meer gemotiveerd. Het is bovendien handig voor onverwachte videomeetings.

2. Stel een schema op en volg het ook

Het is belangrijk om je werktijden en privétijd thuis te scheiden. Wees daarom transparant; vertel je manager wat je werktijden zijn als je thuiswerkt en geef in je agenda aan wanneer je beschikbaar bent.

Hier zijn een aantal tips over het beheren van je dagelijkse schema voor optimale productiviteit:

  • Begin elke dag met het bekijken van de taken die je moet doen om je doelstellingen voor die dag en week te behalen
  • Prioriteer je taken door te kijken naar de tijdsinvestering, complexiteit en impact van elke taak
  • Geef je manager en andere teamleden statusupdates op vaste, afgesproken momenten
  • Neem regelmatig geplande pauzes om je benen te strekken, naar buiten te gaan of je brein wat rust te geven

Bouw je niet regelmatig een pauze in voor je brein en lichaam, dan lijden je gezondheid en productiviteit hieronder. Je brein werkt namelijk net zoals elke andere spier: het heeft rust nodig. Je kunt op verschillende manieren pauze nemen, bijvoorbeeld in de vorm van:

  • Meditatie
  • Een boek lezen
  • Een podcast luisteren
  • Een korte yogaoefening
  • Een wandeling maken

3. Creëer een werkplek

Als het mogelijk is, is het goed om een aparte ruimte in huis in te richten als werkplek. Dit helpt je om je privé- en werkactiviteiten te scheiden, en het stimuleert je productiviteit als je in deze specifieke ruimte werkt. Geef bij je vrienden en huisgenoten aan dat je, ook al ben je thuis, onder werktijd niet beschikbaar bent.

Videotechnologie is ook een fantastische tool om te gebruiken als je op afstand werkt. Het helpt je verbonden te blijven met anderen, zelfs op grote afstand. Wil je het optimale uit je videomeetings halen? Zorg dan dat je:

  • Je computermicrofoon, -speakers en -camera test voordat je een belangrijke meeting ingaat, zodat je zeker weet dat alles werkt.
  • Je bewust bent van je fysieke omgeving in meetings, ga op een professionelere plek zitten als dat nodig is.
  • Je camera gebruikt indien mogelijk, door je camera aan te zetten kun je het wederzijdse begrip en de communicatie vergroten.

4. Bewaak je grenzen

Als de plek waar je werkt en woont samen worden gevoegd, kan dat leiden tot een gebrek aan grenzen en pauzes. Stem met je manager en team af wat er van je wordt verwacht qua werkresultaten. Zo hoef je minder te focussen op hoeveel je werkt, en meer op wat je daadwerkelijk bereikt.

Als je je nog steeds overwerkt voelt, creëer dan rituelen rondom het begin en eind van je werkdag, plan verplichte beweging in (bijvoorbeeld een wandeling met de hond, geplande rekoefeningen), en speelsgewijze pauzes. Probeer bijvoorbeeld de Pomodoromo-methode, waarbij je 25 minuten op iets focust en vervolgens een verplichte pauze van vijf minuten neemt. Hier zijn nog een aantal aanvullende manieren om een grens te stellen tussen werktijd en privétijd:

  • Zet je computer aan het eind van de dag uit
  • Voorkom dat je je e-mail of online chat opent als je gestopt bent met werken
  • Kies een activiteit om mee te beginnen zodra je stopt met werken, bijvoorbeeld een tv-programma, boodschap of een wandeling
Eenvoudig solliciteren met een Indeed-cv

Communiceren met teamleden op afstand

Als je thuiswerkt, is face-to-facecommunicatie beperkt. Dat betekent dat je minder kunt vertrouwen op het opbouwen van contacten via small talk, lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen. Om op een gezonde manier met collega’s te blijven communiceren, lees je hier een aantal tips:

1. Plan dagelijkse of wekelijkse stand-ups

Voor softwareteams is een stand-up een dagelijkse meeting met het hoofdteam, om voortgang te bespreken en problemen aan te kaarten. Bij een standaard stand-up is ieder teamlid voorbereid om de volgende vragen te beantwoorden:

  • Waar heb ik gisteren aan gewerkt?
  • Waar ga ik vandaag aan werken?
  • Welke problemen houden me tegen?

Het dagelijks delen van individuele successen en plannen zorgt ervoor dat iedereen enthousiast blijft over de totale bijdrage van het team aan de organisatie.

2. Maak van online chat je ‘hoofdkantoor’

Veel bedrijven en teams gebruiken online chat om in contact te blijven, zowel persoonlijk als over werkgerelateerde zaken. Je kunt overwegen om informele kanalen te creëren waar mensen updates kunnen delen over niet-werkgerelateerde zaken zoals koken, sporten of huisdieren. Daarnaast is het zaak om chat regelmatig te gebruiken om zo vaak mogelijk te communiceren over hoofddoelstellingen en de voortgang hieromtrent.

3. Ga miscommunicatie tegen

Communiceren op een afstand kan leiden tot miscommunicatie en misverstanden. Vooral doordat face-to-facecommunicatie, inclusief lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, bij schriftelijke communicatie ontbreken.

Als je merkt dat er veel berichten heen en weer gaan of er een negatieve toon in berichten sluipt, kies dan voor telefoon of video. Als je jezelf beledigd of geïrriteerd voelt door een bericht van een ander, onthoud dan dat we vaak geneigd zijn om neutraal geschreven berichten als negatief op te vatten. Als je twijfelt, maak het bespreekbaar. Stel vragen om de intenties van je collega’s te begrijpen.

4. Houd de teamspirit hoog

Als je thuiswerkt, is het belangrijker dan ooit om ruimte te creëren om contact te hebben met je collega’s over meer dan alleen projecten en statusupdates. Werken op afstand kan eenzame gevoelens met zich mee brengen die sommige mensen overrompelen. Dit zijn een aantal manieren om contact te houden terwijl je thuiswerkt:

  • Gebruik online chat als je koffieapparaat en vrijdagmiddagborrel
  • Plan een optionele lunchvideochat om leuke zaken te bespreken, zoals een boek dat jullie samen aan het lezen zijn of je favoriete lunch voor thuis
  • Virtuele teambuilding kan helpen om waardevolle face-to-facecommunicatie te vervangen

Een team op afstand managen

Op afstand leidinggeven kan een aantal uitdagingen met zich meebrengen, vooral als het een nieuwe ontwikkeling is voor jou of je team. Planning, communicatie en verwachtingsmanagement kunnen helpen om tevredenheid en productiviteit te behouden.
Hieronder een aantal tips om een team op afstand te managen:

1. Communiceer duidelijke verwachtingen

Maak tijd vrij om te plannen. Wat moet je bereiken, wanneer en welke veranderingen moet je misschien maken voor wat betreft je originele plannen en doelstellingen? Schrijf het op, zodat je het kunt bespreken met je team. Je voorkomt misverstanden als je een document creëert dat dient als naslagwerk. Dit document kun je eventueel ook delen met stakeholders en andere teams waar je mee samenwerkt.

Plan een teammeeting om te bespreken of er nieuwe verwachtingen zijn en of er misschien iets veranderd is in het werken op afstand. Zet in ieder geval de volgende zaken op de agenda:

  • Verantwoordelijkheden en ownership per doelstelling
  • Hoe vaak je updates verwacht en in welke vorm (geschreven, videochat, opgenomen, door middel van een stand-up)
  • Communicatienormen (welke technologie wil je gebruiken voor welk soort berichten, verwachte reactietijd, wanneer mensen niet hoeven te reageren, etc.)

2. Koester en bescherm je een-op-een-tijd

Een-op-een-gesprekken zijn een goed moment om ervoor te zorgen dat jij en elk teamlid samen aan dezelfde doelstellingen werken, dat het juiste werk wordt gedaan en belangrijker, om het welzijn en de relatie met je team te checken.

Door regelmatig bij iemand in te checken voorkom je grotere problemen. Ook kun je direct en regelmatig feedback geven en open communicatie promoten. Speciale een-op-een-tijd met je teamleden wordt nog belangrijker als je virtueel leidinggeeft. Probeer elke week dertig minuten tot een uur te reserveren voor een een-op-een met elk van je directe teamleden.

Het meeste halen uit een-op-een-gesprekken

Er zijn veel factoren die bijdragen aan het succesvol structureren van je meetings, inclusief emotionele behoeften van je team, je relatie met hen en het ervaringsniveau van je teamleden. Het belangrijkste element voor een succesvolle een-op-een is het creëren van een plek waar mensen zich comfortabel voelen om hun problemen en zorgen te bespreken. Deze meetings zijn primair bedoeld voor de werknemer en hun deelname is cruciaal.

Pro-tip: vul vooraf een gedeelde agenda in. Het helpt om context te bieden voorafgaand aan de meeting en stelt beide partijen in staat om ownership over de meeting te nemen. Geef een tijdsindicatie voor de onderwerpen die je in ieder geval moet bespreken.

Met de continue media-aandacht voor COVID-19 en de nieuwe manier van werken op afstand voor sommige mensen, kan het zijn dat teamleden zich overweldigd voelen of bang zijn. Een van de taken van een manager is ervoor zorgen dat je team zich te allen tijden gesteund en goed geïnformeerd voelt.

Begin je een-op-een-gesprek met een open vraag. Zo komen vaak de belangrijkste, top-of-mind-onderwerpen naar boven. Je kunt het proberen met een van de volgende vragen:

  • Hoe voel je je?
  • Wat gaat er in je om?
  • Wat mis je van het werken op kantoor?
  • Hoe ervaar je de connectie met de rest van het team?
  • Waar ben je het meest enthousiast over?
  • Waar maak je je het meeste zorgen over?
  • Hoe kan ik je helpen?

Als je hun antwoorden hebt gehoord, zorg dan dat je oplossingen mogelijk maakt. Ontdek waar hij of zij enthousiast van wordt, hoe je hem of haar kunt helpen om succesvol te zijn en hoe je ervoor kunt zorgen dat iemand het beste werk kan leveren.

3. Geef regelmatig feedback

Als collega’s eraan gewend zijn om in een kantooromgeving te werken waar zij dagelijks feedback ontvangen, kan de stilte bij werken op afstand zorgen voor onzekerheid of verwarring. Het is makkelijk om slecht over je eigen werk te denken als je niets anders hoort. Regelmatige feedback zorgt ervoor dat teamleden weten waar zij staan. Ook zorg je ervoor dat iedereen op één lijn zit en verklein je de kans op verrassingen of onenigheid tijdens een meer formele beoordeling.

4. Deel relevante informatie op snelle, inclusieve en georganiseerde wijze

Zorg dat teamleden op de hoogte blijven door informatie tijdig met al je collega’s te delen. Jouw leiderschap is nodig om relevante informatie te delen en op de juiste wijze door te zetten naar je team. Neem de tijd om te begrijpen wat er gecommuniceerd wordt, waarom dat zo is en wat er wordt gevraagd van je team.

Kies het juiste medium of een combinatie van media, afhankelijk van de boodschap en eventuele implicaties. Sommige boodschappen vragen om een e-mail gevolgd door een teammeeting. Als je op afstand werkt, vooral in het begin, is meer communicatie altijd beter. Soms kun je – afhankelijk van je communicatiestijl – een lange e-mail vervangen door een video.

Wij wensen iedereen veel succes met het thuiswerken. En hopen dat deze tips bijdragen aan meer productiviteit, communicatie en motivatie!