Aan een nieuwe baan beginnen

Een goede intentieverklaring aanvragen bij jouw werkgever

August 26, 2020

Er zijn eindeloos veel manieren om je intenties te benadrukken. Rond 1900 spuugden beide partijen in de handpalm waarna de hand werd geschud. Afspraken contractueel vastleggen op papier is wat meer van deze tijd en daarnaast een stuk hygiënischer. Een intentieverklaring kun je zien als het kleine zusje van een bindend contract.

In de intentieverklaring wordt de intentie van beide partijen vastgelegd met de duidelijk omschreven voorwaarden. Een intentieverklaring betekent eigenlijk dat de voornemens van beide partijen zijn vastgelegd en afgesproken. Bijvoorbeeld: wanneer de werknemer zijn werk goed uitvoert tot datum x wordt het contract voor bepaalde tijd omgezet naar bepaalde tijd.

Intentieverklaring voor werk

Zodra je je verdiept in het kopen van een woning komt je tot de ontdekking dat er een hoop papierwerk mee gemoeid gaat. Ook wanneer je een huis als particulier huurt, wordt er verwacht dat je tal van documenten aanlevert. Een van die documenten is een intentieverklaring. Een intentieverklaring verklaart de intentie van de werkgever met betrekking tot de toekomst van jouw baan.

Is de werkgever tevreden over het geleverde werk en heeft het bedrijf de intentie om je in de toekomst een vast contract te geven? Dit kun je terugvinden en bewijzen door middel van een intentieverklaring. Dit werkt natuurlijk andersom hetzelfde; heeft de werkgever niet de intentie om je contract te verlengen of om te zetten naar onbepaalde tijd dan is dit eveneens terug te vinden op de intentieverklaring. De intentieverklaring is tevens het bewijs dat je werknemer bent bij het aangegeven bedrijf.

Hoe ziet een intentieverklaring eruit?

Een losse intentieverklaring ziet eruit als een brief. De opmaak is gelijk aan een nette brief en kan bestaan uit meerdere punten. Deze punten omschrijven dan de voorwaarden die gesteld worden aan de intentie vanuit de werkgever. Ook is het mogelijk dat de intentieverklaring enkel verklaart dat de werknemer bij de werkgever werkt.

Hoe kom je aan een intentieverklaring?

Zoals de meeste zakelijke documenten komt ook de intentieverklaring bij de afdeling personeelszaken of wel HR vandaan. HR verwerkt de aanvraag voor de aangevraagde intentie/werkgeversverklaring en stuurt deze meestal binnen 5 werkdagen op. De meeste bedrijven hebben een kant-en-klare template voor een werkgeversverklaring. Omdat de intentieverklaring meegenomen wordt in het formulier van de werkgeversverklaring hoef je hier vaak geen formulieren voor te regelen.

De wijze van aanvragen verschilt per bedrijf; meestal kun je de verklaring per mail aanvragen en wachten tot je deze in jouw mailbox ontvangt. Bedrijven met een bedrijfsportal bieden de optie om de aanvraag rechtstreeks digitaal te doen. Hier vind je de verklaring na verwerking ook in terug. Andere bedrijven sturen de intentieverklaring per post naar jouw huisadres.

Als je geen scanner hebt en de intentieverklaring moet uploaden kun je hier een foto van maken en deze mailen. Wanneer jouw werkgever geen templates voor een werkgeversverklaring heeft kun je deze meestal op internet vinden en downloaden.

Eenvoudig solliciteren met een Indeed-cv

Wat is een werkgeversverklaring?

Een iets bekender document dan de intentieverklaring is de werkgeversverklaring. Een werkgeversverklaring omschrijft een aantal zaken waaronder jouw persoonlijke gegevens en die van het bedrijf waar je werkt. Je vindt hierop naast jouw jaarsalaris ook jouw vakantiegeld en eventuele onregelmatigheidstoeslag terug. Een intentieverklaring is altijd onderdeel van de werkgeversverklaring. Een intentieverklaring geeft de werkgever de mogelijkheid om aan te geven wat zijn of haar plan met jou in de toekomst is. Jouw werkgeversverklaring omvat dus alle (financiële)basisinformatie die hypotheekverstrekkers en verhuurders graag van je willen weten.

Waarvoor heb je een werkgeversverklaring nodig?

Wanneer je een werkgeversverklaring nodig hebt voor het huren of kopen van een woning, zit hier meestal enige vorm van haast bij. Het is mogelijk om de werkgeversverklaring aan te vragen voordat je deze daadwerkelijk nodig hebt zodat je deze alvast in huis hebt. Vaak wordt er door de aanvrager verzocht om een document dat maximaal 3 maanden oud is aan te leveren. Door deze eis te stellen heeft de hypotheekverstrekker meer zekerheid dat je nog bij de opgegeven werkgever werkt.

Daarbij maakt in veel gevallen de bijbehorende intentieverklaring een groot verschil voor de bank. Wanneer je voor bepaalde tijd in loondienst bent kan de hypotheekverstrekker niet anders dan jouw loon berekenen tot de einddatum van jouw contract. Hierdoor zal de te verstrekken hypotheek vele malen lager uitvallen dan wanneer er een intentieverklaring overlegd kan worden.

Je hebt dus aanzienlijk meer kans op het krijgen van een passende hypotheek zonder vast contract met intentieverklaring dan zonder deze verklaring. Ook als je in het bezit van een vast contract bent wordt er vanuit de verhuurder of hypotheekverstrekker gevraagd om een werkgeversverklaring. Wanneer je een werkgeversverklaring kunt overleggen is het meestal niet nodig om je loonstroken mee te sturen. Doordat je salaris en andere inkomensgegevens op de werkgeversverklaring te zien zijn hebben deze geen toegevoegde waarde.

Hoe ziet een werkgeversverklaring eruit?

Zoals eerder al benoemd heeft een werkgeversverklaring een vaste structuur. De template is ingedeeld in kolommen waarin de gegevens van zowel de werknemer als de werkgever worden vermeld.

Intenties omtrent contract

Het type contract van de werknemer wordt in de werkgeversverklaring duidelijk aangeduid. Heeft de werknemer een vaste aanstelling of is het contract van tijdelijke aard? Direct hierna vraagt de werkgeversverklaring naar de intentieverklaring. Wat is het plan van de werkgever wanneer deze tevreden blijft over de prestaties van de werknemer, wat zijn de intenties op langere termijn? Het kan als werknemer ook heel fijn zijn om de intenties van jouw werkgever op papier te zien staan.

Leningen en loonbeslag

Nadat de werkgever de intentieverklaring heeft ingevuld is er ruimte om eventuele leningen aan te kaarten. Heeft de werknemer geld geleend bij de werkgever of is er doordat iemand schulden heeft beslag gelegd op het salaris. Dit geeft een sterke indicatie over iemands financiële situatie.

Ondertekening

De werknemersverklaring wordt afgesloten met een handtekening. Deze handtekening is gezet door de HR-medewerker en is zeer belangrijk want de authenticiteit van de verklaring wordt hiermee bevestigd. De ondertekening wordt ondersteund door de bedrijfsportal en hiermee heb je bewijs dat jouw werkgever alle intentie heeft om je te houden.

Waar moet je op letten bij de werkgeversverklaring?

Het lijkt voor de hand liggend maar wanneer je een werkgeversverklaring aanvraagt is het mogelijk dat er iets mis gaat. Daarom is het belangrijk zelf altijd goed op te blijven letten en de verklaring voor deze op te sturen zelf even te checken. Houd tijdens het controleren je aandacht bij het volgende:

  • Zijn alle hokjes aangevinkt? Het kan gebeuren dat de persoon iets over het hoofd heeft gezien Dit kan voor problemen zorgen want een klein foutje kan ervoor zorgen dat de verklaring niet wordt geaccepteerd.
  • Klopt de datum die op de werkgeversverklaring vermeld wordt? Een foutieve datum betekent dat je de aanvraag opnieuw zal moeten doen.
  • Wat is er ingevuld bij de intentieverklaring? Ondanks mondeling gemaakte afspraken tussen jou en je werkgever is het mogelijk dat deze niet op papier terug te vinden zijn. Is er op de intentieverklaring niet te vinden dat het bedrijf de intentie heeft om je te behouden? Ga dan het gesprek aan en lever de intentieverklaring nog even niet in bij de aanvrager. Een intentieverklaring helpt je niet wanneer deze niet bevestigt dat je een vast inkomen hebt.

Het aanvragen van een intentieverklaring is dus iets anders dan het aanvragen van een werkgeversverklaring. Een werkgeversverklaring omvat veel meer informatie dan alleen de intentiebrief. We kunnen stellen dat wanneer de werkgever de intentieverklaring positief invult en dus aangeeft op gelijke voet verder te willen gaan, dit betekent dat de werkgever tevreden is. Toch is een intentieverklaring niet bindend en betekent dit niet automatisch dat het contract daadwerkelijk omgezet wordt naar een contract voor onbepaalde tijd.

Werkgever vult geen werkgeversverklaring in

Wanneer de werkgever ervoor kiest om geen werkgeversverklaring in te vullen kan dat meerdere redenen hebben. Eén daarvan is het willen voorkomen van misverstanden. Een werkgeversverklaring bevat logischerwijs een intentieverklaring en de werkgever wil geen misverstanden veroorzaken. Een intentieverklaring is immers een intentie en geen belofte.

Door het idee van werknemers dat er rechten ontleent kunnen worden aan de intentieverklaring zijn sommige werkgevers terughoudend geworden met het invullen hiervan. Wanneer de werkgever besluit om geen werkgeversverklaring met intentieverklaring in te vullen is het verstandig om jouw jaaropgaaf in te leveren. Zodoende kun je de hypotheekverstrekker of verhuurder alsnog financieel inzicht geven.

Bonusbrief

Naast de intentieverklaring en alle informatie omtrent het salaris is het mogelijk om een bonusbrief aan te vragen. Net als de intentie- en werkgeversverklaring wordt de aanvraag voor een bonusbrief door HR behandeld en verwerkt. De opmaak van de bonusbrief is ongeveer gelijk aan een individuele intentieverklaring. De werkgever wordt omschreven en ook de behaalde bonus van dat jaar is op de brief terug te vinden.

Vaak verschilt de behaalde bonus per kwartaal of jaar waardoor de bonusbrief altijd het laatst gepasseerde jaar zal omschrijven. De bonusbrief speelt een belangrijke rol bij het wel of niet verkrijgen van een hypotheek of huurwoning. De intentieverklaring speelt hierbij een soortgelijke rol.

De brief geeft de hypotheekverstrekker of verhuurder net als de intentieverklaring een stuk meer zekerheid. Overhandig je zowel een intentieverklaring als een bonusbrief met mooie cijfers? Dan zijn jouw kansen op een woning opeens veel hoger dan daarvoor!